Biuro wirtualne służące jako siedziba firmy powinno spełniać 3 kryteria. Po pierwsze: mieć niezmienny adres - bowiem nikt nie ma ochoty co dwa lata zmieniać danych firmy w KRS i na drukach firmowych. Po drugie - podlegać pod przyjazny przedsiębiorcom urząd skarbowy. I po trzecie - zatrudniać kompetentnych i pomocnych ludzi, którzy niczego ważnego nie zgubią, a w razie potrzeby szybko zeskanują szybko prześlą korespondencję, na którą czekamy. Dowiedz się, czy wirtualne biuro jest dla Ciebie dobrym rozwiązaniem.
CZYM JEST WIRTUALNE BIURO?
Najprościej mówiąc, wirtualne biuro (e-biuro) to usługa, dzięki której dokonujesz outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności w tym miejscu. Dzięki niej możesz znacznie zredukować koszty związane z wynajmem przestrzeni biurowej oraz zatrudnieniem pracowników dbających o logistykę i organizację pracy biura. Wirtualne biuro udostępnia Ci adres, odbiera Twoją korespondencję, wydaje zgodę na umieszczenie adresu na wizytówkach, pieczątkach, papierze firmowym, stronie internetowej czy materiałach promocyjnych. Niektóre podmioty świadczące usługi e-biura umożliwiają również klientom rejestrację firmy pod ich adresem i oferują szereg innych usług dodatkowych.
ZALETY WIRTUALNEGO BIURA?
redukcja kosztów – wynajęcie wirtualnego biura to koszt nieporównywalnie niższy od wynajęcia tradycyjnego lokalu, szczególnie w dużych miastach. Do prowadzenia biura trzeba zwykle zatrudnić pracowników odpowiedzialnych za jego obsługę i właściwe utrzymanie. W przypadku e-biura obsługę biurową otrzymujesz w ramach usługi. Koszt wynajęcia biura wirtualnego możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. prestiżowy adres firmy – większość firm oferujących usługi wirtualnego biura zlokalizowanych jest w dużych miastach, często w atrakcyjnych lokalizacjach. Pozytywnie wpływa to na wiarygodność i wizerunek Twojej firmy.
obsługa korespondencji – dzięki posiadaniu wirtualnego biura jego pracownicy odbierają Twoje listy i drogą mailową informują Cię o ich nadejściu. W zależności od wybranego przez Ciebie pakietu, mogą również wykonać skany przychodzącej korespondencji i wysłać je na Twój adres e-mail. To rozwiązanie niezwykle przydatne, jeśli często nie ma Cię na miejscu. Pozwala oszczędzić czas i energię związane z wizytami na poczcie.
dostęp do sal konferencyjnych – wiele biur wirtualnych w proponowanych przez siebie pakietach oferuje dostęp do sal konferencyjnych przez kilka godzin w miesiącu. Dzięki temu nie musisz spotykać się z klientami w kawiarni lub restauracji czy wynajmować na spotkanie dodatkowej przestrzeni.
FAQ
Jak w praktyce działają biura wirtualne?
Biura wirtualne oferują różne pakiety usług. Jeśli Twój podmiot jest już zarejestrowany, w podstawowym pakiecie – po podpisaniu umowy z biurem – otrzymujesz zgodę na posługiwanie się adresem biura oraz udzielasz mu pełnomocnictwa do odbioru Twojej korespondencji. W zależności od wybranego przez Ciebie zakresu usług, pracownicy biura będą informować Cię mailowo o nadejściu listu lub otwierać przesyłki, skanować je i dostarczać Ci dokumenty za pomocą poczty e-mail.
Czy rejestracja spółki pod adresem biura wirtualnego jest legalna?
Tak. Zgodnie z orzeczeniem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2014 roku (II FSK 3549/13): “(...) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych)”.
Czy umowę z biurem wirtualnym trzeba podpisać przed założeniem spółki?
Nie. Do rejestracji spółki niezbędne jest posiadanie siedziby i adresu, a z kolei do podpisania umowy z wirtualnym biurem – konieczne jest posiadanie spółki. Znajdujemy się więc w błędnym kole. Aby zarejestrować spółkę pod adresem wirtualnego biura, należy najpierw wystąpić o zgodę na rejestrację spółki pod jego adresem, a po jej zarejestrowaniu – podpisać z nim stosowną umowę.
W jakich sytuacjach warto skorzystać z usług wirtualnego biura?
Jest wiele sytuacji, w których współpraca z wirtualnym biurem może być dla Ciebie korzystnym rozwiązaniem. Choć prowadząc firmę nie masz obowiązku wynajmowania przestrzeni biurowej, a spółkę możesz zarejestrować w mieszkaniu lub domu, wielu przedsiębiorców nie chce upubliczniać swojego prywatnego adresu zamieszkania w CEiDG i KRS. Jeśli jesteś młodym przedsiębiorcą i wynajmujesz mieszkanie, jego właściciel może nie wyrazić zgody na rejestrację spółki pod tym adresem. Jeśli mieszkasz w małej miejscowości, a rodzaj prowadzonej przez Ciebie działalności wymaga wiarygodnego, nowoczesnego wizerunku, posiadanie adresu w dużym mieście może pozytywnie wpłynąć na jego budowę. Gdy jesteś członkiem niewielkiej społeczności lokalnej, możesz także odczuwać potrzebę ochrony informacji o swojej działalności przed innymi mieszkańcami. Urzędy skarbowe w dużych miastach są często również bardziej doświadczone w rozwiązywaniu niestandardowych problemów przedsiębiorców i przychylniej spoglądają na innowacyjne przedsięwzięcia.
Czym kierować się podczas dokonywania wyboru wirtualnego biura?
Wybierając wirtualne biuro dla swojej działalności, najlepiej kierować się jego stabilnością. Funkcjonujące od wielu lat pod tym samym adresem biura wirtualne mają ugruntowaną pozycję na rynku i z dużym prawdopodobieństwem nie zmienią swojej lokalizacji. W przypadku nowo powstających podmiotów istnieje ryzyko, że za kilka miesięcy wirtualne biuro zmieni swoją siedzibę. Dla Ciebie oznaczało to będzie konieczność dokonania zmian w KRS, aktualizacji firmowych druków, pieczątek, poinformowania o tym fakcie kontrahentów. Wszystkie te czynności będą wiązać się z kosztami oraz zajmować Twój czas. Warto także zwrócić uwagę na usługi dodatkowe oferowane przez biuro. Nawet jeśli nie masz potrzeby regularnego organizowania spotkań w większym gronie, możliwość skorzystania z sali konferencyjnej może okazać się bardzo przydatna: np. w przypadku kontroli z urzędu skarbowego i konieczności spotkania z urzędnikiem. Koszt wynajęcia wirtualnego biura jest relatywnie niski – nie kieruj się ceną. Postaw na opinie innych klientów, wieloletnią działalność i zakres usług, jakie oferuje Twój przyszły partner.
Czy coworking to biuro wirtualne?
Coworking to możliwość indywidualnej lub wspólnej pracy na wynajmowanej powierzchni, najczęściej biurowej, wykorzystywana głównie przez freelancerów. Umożliwia on wynajęcie biurka, biurka ze sprzętem, oddzielnego pokoju czy nawet sali w większej przestrzeni biurowej oraz skorzystanie z dodatkowych usług z zakresu obsługi biurowej. Coworking z zasady zakłada, że przychodzisz do tego miejsca i w nim wykonujesz swoją pracę. W przypadku biur wirtualnych najczęściej nie wynajmujesz konkretnej przestrzeni czy biurka. W ramach usługi e-biura otrzymujesz zazwyczaj jedynie możliwość korzystania z jego adresu oraz obsługę przychodzącej korespondencji. Obecnie wiele firm łączy te usługi. Wirtualne biura wykorzystują swoją przestrzeń, wprowadzając możliwość wynajęcia biurek, a przestrzenie coworkingowe rozszerzają swoje oferty o prowadzenie wirtualnego biura. Firmy specjalizujące się w coworkingu często jednak nie umożliwiają przedsiębiorcom rejestracji spółki pod adresem przestrzeni coworkingowej.
Jakie wady ma wirtualne biuro?
Rzetelnie prowadzone wirtualne biuro posiada zdecydowanie więcej zalet niż wad. Problemy mogą pojawić się w sytuacji, gdy w ramach Twojej korespondencji otrzymujesz wiele listów za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (np. korespondencja z sądu). Choć zgodnie z przepisami dla adresata nieobecnego w lokalu biurowym, przemysłowym lub handlowym, można doręczyć pismo którejkolwiek z osób w tym lokalu zatrudnionych, w praktyce mogą pojawić się z tym problemy. O zasady odbioru korespondencji warto więc zapytać podczas nawiązywania współpracy z wirtualnym biurem. W przypadku niektórych nowo rejestrowanych firm, których adresem siedziby jest biuro wirtualne, urzędy skarbowe mogą odmówić rejestracji spółki jako płatnika VAT. Wynika to z faktu, że choć wirtualne biura funkcjonują w Polsce już od wielu lat, nie wszyscy urzędnicy skarbowi znają ich specyfikę. W efekcie możesz spotkać się ze sceptycyzmem i podejrzliwością pracowników urzędu.
KONTAKT
Jeżeli chcesz, abyśmy polecili Ci sprawdzone biuro wirtualne - zadzwoń lub napisz.
Wolisz się spotkać? Umów się na spotkanie on-line za pomocą najwygodniejszego dla Ciebie komunikatora: Skype’a, ZOOM-a lub MS Teams.
VVLT Sp. z o.o. współpracuje z Biurem 7PM od ponad roku. Do współpracy z firmą 7PM przekonały nas opinie firm dotychczas współpracujących z 7PM, jak i szeroki horyzont doświadczenia Biura. 7PM obsługuje firmy w całej Polsce, co przekłada się na dużą satysfakcję klienta w kwestiach doradczych. Dodatkową, jak nie najważniejszą kwestią podjęcia współpracy z 7PM, była umiejętność rozliczania dofinansowań z NCBiR. Należy także wspomnieć o rewelacyjnym kontakcie z pracownikami 7PM. Sprawy są załatwiane sprawnie i bez zbędnej zwłoki, a p. Magdalena jest niezastąpiona w kontaktach z US. Polecam z czystym sumieniem.
VVLT Sp. z o.o., Daniel Dębicki
Korzystamy z pomocy 7PM za każdym razem, gdy potrzebujemy zmienić coś w S24. Dzieje się to zawsze bardzo sprawnie - dostajemy przygotowane do podpisu gotowe dokumenty z jasną instrukcją, gdzie należy klikać oraz kto i w jakiej kolejności ma podpisać profilem zaufanym.
Berg Rose Sp. z o.o., Zdzisław Wierciński
INTU jest aplikacją do medytacji. Lubimy medytować w siadzie skrzyżnym, na leżąco, a także podczas spacerów, ale nie lubimy medytować nad papierami i tabelkami :) Pani Marta z 7PM doskonale zrozumiała nasze podejście do biznesu i we wzorowy sposób kompleksowo ogarnęła rozliczanie dwóch dotacji, które pozyskaliśmy na rozwój projektu. Dziękujemy!!
INTU Sp. z o.o., Michał Niewęgłowski
Biuro 7PM prowadzi księgowość spółki, w której jestem prezesem. Polecam współpracę. Biuro charakteryzuje się bardzo dobrą obsługą klienta. Mocną stroną 7PM jest silne wsparcie merytoryczne dla klienta oraz szybkość działania.
HOLISTIC SOUL Sp. z o.o., Martyna Wasiulewska
Biuro 7PM prowadzi księgowość dla JDG, szczerze polecam współpracę. Biuro wyróżnia profesjonalna i rzeczowa obsługa. Zawsze możemy liczyć na dodatkowe wsparcie merytoryczne oraz ekspresowe odpowiedzi na nurtujące nas pytania.
Rzeczoznawca ds. Zabezpieczeń PPOŻ., Paweł Wasiulewski
Miękka windykacja w 7PM działa zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Zależało nam na tym, aby komunikacja związana z dochodzeniem należności odbywała się zgodnie z wartościami SOCATOTS i umacniała nasze relacje z klientami i franczyzobiorcami. Pan Krzysztof Murzyn doskonale zrozumiał nasze intencje i zaproponował skuteczne narzędzia. Ściągalność należności wzrosła o ponad 30%, a znacząco przeterminowane faktury ograniczyliśmy o niemal połowę. Opłaca się. Polecam.
Socatots, Przemek Olewnik
Z SEVEN PM w szybki i prosty sposób założyliśmy spółkę - pracownicy SEVEN PM pomagają krok po kroku w całym procesie rejestracji, dzięki czemu uniknęliśmy ewentualnego stresu i niepotrzebnych błędów. Serdecznie polecam!
MLHOUSE Sp. z o.o., Miłosz Losa
Współpracujemy z SEVEN PM od ponad pół roku, nasza komunikacja przebiega płynnie i bez zakłóceń. Szczerze polecam SEVEN PM jako solidnego i godnego polecenia partnera do prowadzenia księgowości.
TT Architekci, Agnieszka Bataszow
Kadra 7PM jest bardzo pomocna – mają ogromną wiedzą i doświadczenie, zawsze służą pomocą, są na bieżąco z aktualnymi przepisami prawa. Szczerze polecamy zarówno do założenia spółki, jak i usług księgowych.
Ad Control, Zbigniew Mikulski
Współpracujemy z 7 PM KSIĘGOWOŚĆ od ponad roku – jesteśmy bardzo zadowoleni. Księgowa jest komunikatywna i pomocna. Wybór 7PM do współpracy to był „strzał w dziesiątkę!”. Polecam!
Zielarnia na Piaskach HYZOP, Monika Pajor
Skorzystaliśmy z usług firmy 7PM w zakresie doradztwa prawnego oraz podatkowo-księgowego odnośnie spraw związanych z zakładaniem i prowadzeniem spółki oraz działalności biznesowej. Od samego początku współpracy, a nawet zanim ta współpraca się rozpoczęła, byliśmy bardzo miło zaskoczeni fachowością, cierpliwością w wyjaśnianiu różnych aspektów oraz elastycznością i dostępnością osób przydzielonych do kontaktu z nami. Przez cały czas czuliśmy, że komuś zależy na tym, by nam pomóc najlepiej jak się da. Z pewnością jeszcze kiedyś zapukamy do ich drzwi.
WiecejMiejsca.pl, Rafał Kołomański
Współpraca z SEVEN PM pozwoliła mi skupić się na aspektach merytorycznych wniosku w ramach działania 8.1 PO IG i spowodowała, że jego pisanie było fascynującym doświadczeniem. Bez pomocy SEVEN PM straciłbym dużo cennego czasu na zrozumienie wszystkich wymagań formalnych, ryzykując spóźnienie się z terminem. Od pierwszego momentu naszej współpracy miałem wrażenie, że jestem w dobrych rękach i nie zawiodłem się – dostałem dotację i do tego dużo się nauczyłem.
SatAgro, Dr Przemysław Żelazowski
Mieliśmy przyjemność współpracować z SEVEN PM przy ubieganiu się o dotację z programu 8.1. Mimo bardzo krótkiego czasu na przygotowanie wniosku Pan Jerzy Morawski wywiązał się z zadania bardzo profesjonalnie i terminowo. Obecnie realizujemy projekt i wciąż możemy liczyć na jego pomoc. Gorąco polecam jako partnera godnego zaufania i jeśli będziemy realizowali w przyszłości kolejne projekty ze środków UE z pewnością ponownie zdecydujemy się na firmę SEVEN PM.
OPIFund, Piotr Wicher
Miałem wątpliwą przyjemność spotkać się z wieloma firmami oraz osobami zajmującymi się konsultingiem dotacji unijnych, jednak dopiero 7pm udowodniło że w tej braży są również gracze profesjonalni. Dwa podjeścia równają się dwóm dotacjom, 100% skuteczność. Dodatkowym atutem są rozsądne ceny. Wszystko doprawione wspraciem koncepcji biznesowej. Polecam każdemu przedsiębiorcy chcącemu chwycić unijnego byka za rogi.
ScoreIt, Andrzej Dłubak
Z firmą SEVEN PM dane mi było współpracować pod koniec 2013 roku przy ubieganiu się o dotację z programu POIG 8.2 . Osobą odpowiedzialną za współpracę z moją spółką był Pan Mirosław Płowiec – profesjonalista w swojej dziedzinie, już w pierwszych minutach współpracy zachwyca swoją wiedzą i kreatywnością. Praca z nim to sama przyjemność, jasno i precyzyjnie stawia cele, jednocześnie mocno skupia się na osiągnięciu dla swojego klienta jak najlepszego wyniku swoich działań. Nie sposób nie polecać Pana Mirosława i firmy reprezentowanej przez niego innym spółkom chcącym pozyskać dotacje unijne.
EBC Incubator Sp. z o.o., Magdalena Grzybowska
Pan Mirosław Płowiec i jego zespół z firmy SEVEN PM to profesjonaliści w każdym calu, otwarci na potrzeby klienta i mocno zaangażowani we współpracę. Życzyłbym sobie, aby każda firma z którą podejmuję współpracę miała tak rzeczowe podejście i chęć wspólnego dążenia do uzyskania najlepszych efektów. Nie wyobrażam sobie ubiegania się o kolejne dotacje z budżetu 2014-2020 z inną firmą niż właśnie SEVEN PM.
Piotr Skawiński Prezes Zarządu Power Price S.A., Piotr Skawiński
Firmę polecił mi znajomy, który współpracując z 7pm pozyskał dotację na swoje przedsięwzięcie. Współpraca przebiegała bardzo profesjonalnie i terminowo (!). Bezcenne okazały się doświadczenia 7pm z realizacji innych projektów. Myślę, że to m.in. dzięki współpracy z 7pm dofinansowanie pozyskaliśmy przy pierwszym podejściu. Polecam.
Anna Romańczuk negocleg.pl, Anna Romańczuk
Współpracowaliśmy z firmą 7PM w zakresie dwóch projektów o dotację 8.2. W obu przypadkach wnioski zakwalifikowały się do dotacji, a jeden projekt już realizujemy. Jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy.
Paweł Strykowski www.grupaportaliweselnych.pl, www.mediabielsko.pl, Paweł Strykowski
Ofertę firmy SEVEN PM w zakresie pisania wniosków unijnych znaleźliśmy w Internecie podobnie jak wiele innych ofert konkurencji. Po rozmowie z konsultantem postanowiliśmy zaryzykować i wybrać właśnie ich do przygotowania wniosku na dotacje 8.1. Zespół 7PM pomógł nam w doprecyzowaniu pomysłu, stworzeniu mocnych cech innowacyjnych i przekonywującego modelu biznesowego. Wszystko to zaowocowało dotacją już w pierwszym podejściu. Wybór 7PM był strzałem w dziesiątkę.
Firma 7PM pomogła nam pozyskać dotacje z programu POIG 8.2 na system integrujący naszą firmę z partnerami biznesowymi. Współpraca z zespołem przygotowującym projekt przebiegała od początku do końca bardzo sprawnie i w miłej atmosferze. Jest to firma zdecydowanie godna polecenia.
Marcin Ciesielsk mastergrupa.pl, Marcin Ciesielsk
Nasza współpraca z firmą SEVEN PM rozpoczęła się w 2011 i trwa do dziś. Współpracujemy w zakresie pozyskiwania dotacji dla prowadzonych przeze mnie projektów. Dzięki profesjonalnemu i indywidualnemu podejściu do każdego projektu otrzymaliśmy znaczne środki finansowe, które przyczyniły się do sukcesu prowadzonych projektów. Każdy kontakt z firmą SEVEN PM należy do przyjemnych ze względu na życzliwy i dynamiczny zespół tworzący firmę.
Andrzej Lenkowski Eyesity.com, Andrzej Lenkowski
Dzięki 7PM pozyskaliśmy dotację z PO IG 8.1 na start spółki. Zespół SEVEN PM włożył dużo kreatywności i wiedzy w treść tworzonego wniosku, dzięki temu czułem pewność że mamy tą dotację w kieszeni. Wspierali nas także później podczas realizacji, ogromna wiedza i elastyczność to ważne atuty zespołu SEVEN PM.
Dariusz Kanabus Prezes Zarządu Melodia Diety Sp. z o.o., Dariusz Kanabus
Dzięki SEVEN PM pozyskaliśmy dotację z działania PO IG 8.2 na stworzenie systemu B2B w naszej firmie. Jesteśmy bardzo zadowoleni z dotychczasowej współpracy i mogę szczerze polecić SEVEN PM jako profesjonalną i rzetelną firmę doradczą.
Marta Skawińska Prezes Zarządu Blue Ocean Media S.A., Marta Skawińska
Najskuteczniejsza firma doradcza, z jaką dotąd współpracowałem. Poleciłem innym firmom i również są zadowolone. Polecam!
